Wraz z rozwojem technologii komputerowej programiści bardzo szybko się rozwijają i oferują różnorodne aplikacje, narzędzia, których wielu użytkowników może nawet nie odgadnąć.

Nawet aplikacja, taka jak Microsoft Outlook, pozostaje nieznana wielu osobom, mimo że wcześniej była integralną częścią Microsoft Offise, a teraz programiści uczynili ją integralną częścią Windows 7.

Na razie wiele osób nie odczuwa nawet chęci poznania programu Outlook, uznając go za zwykłą aplikację pocztową. W rzeczywistości jest w stanie wykonywać dodatkowe ważne funkcje, które ułatwiają rozwiązywanie wielu zadań. Ale w tym celu ważne jest, aby znać program Outlook, aby zrozumieć, jak go używać.

Główne funkcje programu Outlook

Ze względu na to, że Outlook jest aplikacją pocztową, jego główną funkcją jest oczywiście odbieranie i wysyłanie korespondencji. Możesz połączyć się ze skrzynkami pocztowymi aplikacji utworzonymi na innych serwerach pocztowych.

Po podłączeniu i wprowadzeniu ważnych zmian w ustawieniach aplikacji pocztowej możesz rozpocząć jej praktyczne wykorzystanie. Jeśli ta aplikacja jest całkowicie nieznana, zaleca się przeczytanie instrukcji dotyczących korzystania z Outluk.

Podstawowe zasady odbierania i wysyłania korespondencji

Uruchom program Outlook na komputerze. Jak wysłać list, przeczytać go i odpowiedzieć partnerowi stanie się jasne po przeczytaniu instrukcji.

Przede wszystkim zwróć uwagę na interfejs aplikacji. Okno jest podzielone na kilka obszarów, z których każdy odpowiada za wykonanie określonych zadań.

Na górze znajduje się poziome menu wstążki, w którym wprowadzono funkcje umożliwiające edycję wiadomości, ich wysyłanie i odbieranie.

Po lewej stronie znajdziesz blok wskazujący na dołączone konta. Po lewej stronie znajduje się również lista wszystkich listów, w tym korespondencja przychodząca i wychodząca.

W środku znajduje się największy obszar, w którym litera otwiera się lub tworzy się bezpośrednio.

Aby przeczytać wiadomość przychodzącą, umieść kursor myszy nad nią i kliknij ją dwukrotnie. Teraz możesz wykonywać z nim zdefiniowane zadania. List może być łatwo przeniesiony do kosza, jeśli kierujesz się jego absolutną bezużytecznością lub podejrzewasz, że ten list może zaszkodzić Twojemu komputerowi.

List można przenieść do archiwum, jeśli masz pewność, że jest cenny i może się przydać więcej niż raz.

Jeśli pozostali partnerzy lub znajomi czekają na taki list, możesz wysłać go do niego w oryginalnej formie. Aby to zrobić, po prostu kliknij przycisk „Prześlij dalej”, aw linii „Do” podaj adresy odbiorców.

Wypełnij pole odbiorców wysłanego listu

Również w poziomym menu znajduje się przycisk „Odbierz”, za pomocą którego Twoja odpowiedź natychmiast trafi do osoby, z którą prowadzisz pisemny dialog.

Jeśli kilku użytkowników uczestniczy w dialogu pisemnym, a wszyscy chcą wysłać tę samą odpowiedź, programiści ułatwili wykonanie tego zadania, wprowadzając przycisk „Odpowiedz wszystkim”. Wygenerowana odpowiedź jest wysyłana jednocześnie do wszystkich automatycznie wstawianych adresów.

Podczas prowadzenia korespondencji biznesowej często konieczne jest wydrukowanie otrzymanej dokumentacji. Ta funkcja jest również zaimplementowana w programie Outlook, wystarczy przejść do menu „Plik”, znaleźć opcję „Drukuj”, a następnie postępować analogicznie z innymi aplikacjami biurowymi, aby wydrukować dokument.

Kliknij Plik - Drukuj, aby wysłać wiadomość do drukarki.

Dosyć często wysyłki spamowe docierają na adresy pocztowe, które tylko zaśmiecają pudełko, ale nie mają żadnej wartości dla użytkownika. Co więcej, mogą zawierać złośliwe oprogramowanie, dlatego zaleca się ich usuwanie bez otwierania. Aby usunąć kilka liter naraz, najpierw wybierz wszystkie niepotrzebne, a następnie kliknij przycisk „Usuń” w menu „Dom”.

Twórcy aplikacji wdrożyli kolejną udaną funkcję, która umożliwia wyszukiwanie ważnych liter. W tym celu wywołaj funkcję „Szybkie wyszukiwanie”, znajdującą się w poziomym menu.

W polu wyszukiwania wprowadź regułę wyszukiwania. Może to być fragment informacji tekstowych, które chcesz znaleźć, lub wprowadź adres e-mail listu, którego litery chcesz znaleźć.

Jeśli chcesz utworzyć nową wiadomość, przejdź do podmenu „Strona główna” w menu poziomym, a następnie znajdź przycisk „Utwórz wiadomość”. Po tym otworzy się puste pole do pisania. Możesz pisać, co chcesz, a także dołączać do niego obrazy, filmy, dokumenty itp.

Sama wiadomość tekstowa może w razie potrzeby zostać sformatowana przy użyciu innej czcionki, koloru, rozmiaru. W razie potrzeby możesz wstawiać hiperłącza.

Podobnie jak w poprzednich wersjach aplikacji pocztowej, książka adresowa jest wbudowana w program Outlook 2010, więc eliminuje się konieczność wpisywania adresu osoby, do której chcemy wysłać wiadomość lub przypomnienie.

Zaawansowane funkcje programu Outlook

Outlook 2010 różni się od prostej aplikacji pocztowej tym, że służy nie tylko do odbierania i wysyłania korespondencji, ale także do planowania ważnych wydarzeń w celu wyeliminowania nakładek, a także uniknięcia innych niepożądanych nieporozumień.

Jak się robi planowanie?

Wiele osób, dowiedziawszy się, że Outlook jest w stanie z powodzeniem wykonywać funkcje organizatora, chce otrzymywać informacje, jak utworzyć regułę w programie Outlook 2010, jak zaplanować wydarzenia, ustawić przypomnienie, wyeliminować niepowodzenie zadania z powodu dużego obciążenia i banalnej zapomnienia.

W lewej dolnej części menu znajduje się ikona „Kalendarz”, kliknięcie na niej otworzy kalendarz i będzie można go zaplanować.

Istnieją dwie opcje planowania na dany dzień. Możesz wybrać konkretny dzień w kalendarzu, kliknąć go i wprowadzić przypomnienie, wskazując, które wydarzenie jest zaplanowane w tym dniu.

Jeśli wydarzenie ma nastąpić za kilka miesięcy, możesz przejść do menu „Strona główna”, znaleźć element „Utwórz spotkanie”, kliknąć na nim, aw nowym oknie dialogowym, które zostanie otwarte, wprowadź wszystkie dane, w tym nazwę i datę spotkania, spotkania lub wydarzenia .

Outluk pozwala zaplanować i zaprosić innych uczestników na spotkanie.

Jeśli jest spotkanie, w którym muszą wziąć udział inni koledzy, możesz skorzystać z funkcji „Zaproś uczestników”.

Łatwo jest dowiedzieć się, jak utworzyć przypomnienie w programie Outlook. Wystarczy wpisać przedział czasu, w którym aplikacja powinna sygnalizować i przypominać o nadchodzącym spotkaniu lub ważnym raporcie.

Outlook pozwala łatwo utworzyć regułę, która jest tworzona przez użytkownika i dotyczy zapytań wyszukiwania, biuletynu, a także odbierania korespondencji.

Tak więc taka aplikacja pocztowa ułatwia pracę ze względu na obecność wielu przydatnych funkcji, których jest znacznie więcej niż te wymienione powyżej. Ucząc się aplikacji, użytkownik będzie mógł odkryć dla siebie wiele niesamowitych możliwości, nauczyć się planować, zastępując określoną regułę. Z pewnością później nie będzie możliwe porzucenie takiej aplikacji, działając jako najlepszy asystent.